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公章管理办法全文

时间:2017-08-14 17:29:27

  公章管理办法怎么制定?下面小编整理了公章管理办法全文,欢迎阅读!

  公章管理办法全文

  第一章 总则

  第一条 业主委员会公章是业主大会的财物,任何人不得据为己有,随意使用,公章投入使用前应在政府部门、物业管理公司等相关单位预留印鉴。

  第二条 业主委员会的决议自半数以上有表决权的委员签字之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主委员会决议的有效性;只加盖业主委员会公章但没有半数以上有表决权的委员签字的文件,不得视为业主委员会的决议。

  第三条 业主大会会议的决议自半数以上业主大会会议成员签字之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主大会会议决议的有效性。

  第四条 业主大会的决议自业主大会按有效票权数表决通过之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主大会决议的有效性。

  第五条 只加盖业主委员会公章但未经业主大会表决通过的文件,不得视为业主大会的决议。

  第二章 公章的保管

  第六条 业主委员会公章由专人保管,公章必须存放在业委会办公室。主任、副主任不能直接保管公章,一般由业主委员会秘书保管,也可由业主委员会决议另行指定专人保管。

  第七条 业主委员会公章保管人应妥善保管公章,不得委托他人代为管理公章,不得随意摆放,以防止他人盗用,更不能将公章交于他人任意使用。

  第八条 业主委员会公章保管人必须妥善保存公章使用申请单、登记簿和盖章文件的复印件等文件。

  第九条 保管业主委员会公章的业主委员会委员或秘书被暂时停止工作或资格终止的,应当自停止工作或终止之日起3日内将其保管的公章移交给业主委员会决议指定的专人。

  第十条 更换业主委员会公章保管人的,原保管人应将公章及公章使用申请单、登记簿、盖章文件的复印留底存档文件等资料一并移交。

  第三章 公章的使用

  第十一条 使用业主委员会公章的程序为: 1. 使用人填写公章使用申请单,注明事由并签字; 2. 业委会主任(负责人)在申请单上或须盖章文件上签字;3. 公章保管人员在公章使用登记簿上登记盖章事由,并由使用人签字、填写日期; 4. 公章保管人员加盖公章; 5. 申请单和加盖公章的文件复印留底存档;

  第十二条 业主委员会公章使用的批准人员为半数以上有表决权的业主委员会委员。

  第十三条 对于违反公章管理制度,不宜加盖公章的,公章保管人有责任提醒批准加盖公章的人员,并且有权拒绝任何违反本制度加盖公章的要求,但无权拒绝符合本制度的盖章要求。

  第十四条 设立公章使用登记册,公章保管员应该对所有盖章文件进行编号存档,供业主查核。

  第十五条 公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等;严禁任何人随身携带公章外出办事,遇特殊情况需经业委会会议批准方可带出。

  第四章 审批权限

  第十六条 下列事项业主委员会主任(负责人)同意后,公章管理人可直接加盖业主委员会公章,使用情况登记入册:

  1.业主车辆在建筑区划内出险,需要业主委员会在现场证明上盖章;

  2.业主委员会成员的任职证明;

  3.须盖章文件已经有半数以上业主大会成员签字的业主大会会议决议和文告;

  4.在已经按程序加盖过公章的仍然有效的文件复印件上经审核一致后加盖公章;

  5.以业主委员会名义发给相关单位的一般性函件(函件上须有业主委员会负责人的签字。)该函件不得包含有业主委员会承诺义务和责任等内容;

  6.已经有生效决议的,以业主大会或业主委员会名义提起诉讼的起诉状、授权委托书,及诉讼过程中需要提交的证据材料;

  7.按已经生效的以业主大会或业主委员会名义签署的合同约定,催促合同相对方履行合同的函件;

  8.向有关部门申请政策解释、投诉的文件;

  9.各类须向业主公示的文告,如经费收支情况、合同协议、会议纪要、规章制度等。

  第十七条 下列事项必须有半数以上有表决权的委员在须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章:

  1. 以业主委员会名义签署的各种合同、备忘录;

  2. 向政府有关部门、其他单位申请办理有关事宜的手续文件。

  第十八条 下列事项必须有半数以上有表决权的委员在在申请单上或须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章:

  1. 业主委员会的决定、决议;

  2. 专项维修基金使用的申请文件、管理情况报告;

  3. 本制度和业主委员会决议没有明确规定可以加盖业主委员会公章的事项。

  第十九条 在紧急情况下,有5名以上业主证明或有关政府部门证明,必须使用业主委员会公章,但无法完成公章使用手续的,公章保管人经电话(短信)征得半数以上有表决权的业主委员会委员同意后,可以先予加盖公章,但公章保管人须在事后5个工作日内补齐盖章手续。

  第五章 附则

  第二十条 业委会主任(负责人)是公章管理的第一责任人,对公章管理出现的失控情况要负主要连带负责,承担连带的法律责任。

  第二十一条 主动接受业主监督,实行常态化公示制度,每月最后一天,公章管理人通过电子邮件、QQ群、公示栏等方式公示公章使用情况。连续两个月不公示,公章管理人自然失去公章管理人资格,业主委员会必须另外指派公章管理人。

  第二十二条 业主有权对公章使用情况进行监督,业主可直接向公章管理人预约查看公章登记表及盖章留存文件,公章管理人应在5个工作日内协助业主完成查看。业主委员会应积极引导业主从网络公示平台上查看,减轻日常工作量。2次以上无正当理由拒绝业主查看的,公章管理人自然失去公章管理人资格,业主委员会必须另外指派公章管理人。

  第二十三条 违反本制度私用公章者,自然终止业主委员会委员资格,业主委员会必须聘请律师,追究其承担直接和间接的经济责任,违反法律的承担法律责任。

  第二十四条 公章丢失,经声明作废后,按《社会团体印章管理规定》相关规定程序申请重新刻制。

  第二十五条 本制度如与国家政策法规相悖,或制度中有未尽事宜,由业主委员会开会讨论,修改制度,并在小区公示。

  本制度自颁布之日起开始实施。