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四川事业单位秘书工作的基本原则与要求

时间:2018-07-01 15:37:36

  一、秘书工作的基本原则

  秘书工作的基本原则是指秘书人员在工作中必须遵循的规范和准则。这既是由秘书工作的特点决定的,也是由长期实践积累所形成的。只有遵循秘书工作的基本原则,才能使秘书工作沿着正确的方向健康发展。

  (一)准确周密原则

  准确周密是对秘书工作的质量要求。因为秘书工作是直接为各级党委和人民政府以及企事业单位、社会团体的领导工作服务的,它与领导工作活动有着密切的联系。所以,秘书人员必须以高度负责的精神,尽最大努力高质量地完成工作任务。

  要保证秘书工作质量,最根本的就是要使秘书工作的各项内容及工作过程始终保持最佳状态,避免产生紊乱现象。比如,在撰写文稿的过程中,起草之前应深入进行调研工作,准备掌握第一手资料,摸清相关情况,认真领会领导意图,把必要的准备工作做得扎实细致;正式起草阶段,则要准确体现党的方针政策、准确领会领导意图,准确反映实际情况,准确揭示问题的本质,不与党的方针政策和国家法律规范及领导意图相违背、相矛盾,更不捏造事实。

  在行文语言方面,更要做到概念准确,符合语法和逻辑准则,准确表达时间、空间、数字、机关名称,规范使用标点符号等。草稿完成后,还应认真做好加工修改工作,确保文件的准确性和严密性。同时,在文件的处理过程中,收发、登记、分文、拟办、缮印、审核等工作,都应该做到小心谨慎,避免错漏和失误。秘书人员在办理调研、信息、协调、信访、接待、值班、电话等各项具体工作时,应该秉持严谨认真的工作态度和扎实细致的工作作风,最大限度地减少差误,保证工作质量。

  要确保秘书工作质量的全面优化,首先要树立预防为主的思想。重视平时协调、事先预防,注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。其次要实行全面质量控制。从秘书部门领导至一般秘书人员,都应注重质量控制,对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进行全过程质量控制,同时也应对秘书人员的自身素质进行全方位控制。最后要严格实行岗位责任制,强化树立秘书人员的质量责任意识,制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。只有这样才能创造出全面优质的秘书工作。

  (二)迅速及时原则

  迅速及时是对秘书工作的时效性要求。秘书人员在现实工作中,必须讲求时效,力求以最小的投入、最少的时间,取得最好的效果。

  迅速及时的原则应体现在秘书工作的各个方面。从公文起草工作来看,秘书人员在接到任务后,应抓紧时间进行承办。如果遇到特殊紧急事项需要拟写公文时,应优先办理,以免耽误工作。对于没有明确时间要求的文件,也不应随意延缓,公文文件都具有现行效用,在优先办理紧急文件的前提下,对普通文件也应该及时进行处理,防止积压。总之,办文工作应该统筹安排,区别轻重缓急,尽量缩短文件在机关内的运转周期。

  由于秘书工作处于从属地位,其工作往往呈现被动性的特点,因此这就需要秘书人员在解决问题或处理工作时,更要注重时效性。例如,从领导决策的要求来看,秘书人员应在决策之前提供有关信息;待决策形成之后,根据领导要求立即着手公布实施,及时发挥决策的作用;

  若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时,秘书部门应当及时进行沟通协调。而在实际工作中遇到突发事件时,领导者需要迅速作出反应,此时则需要秘书部门及时提出处理建议,直接办理一些具体事务,避免造成更大的损失。

  在工作中坚持迅速及时的原则,需要秘书人员准确掌握以下几点:

  第一,切实全面提高政治和业务素质,增强事业心和责任感,牢固树立服务观念,时刻以领导工作的需要为先,强化时效观念,以敏捷迅速的工作作风对待工作中的各项任务;

  第二,加大科学管理力度,健全并严格执行秘书工作中的规章制度,加强工作的条理性和计划性,区分工作事项的轻重缓急,实现秘书工作的科学化、制度化和规范化管理;

  第三,加大秘书机关机构体制改革力度,精简办公机构,简化办公手续,改善办公人员结构,提高秘书人员素质;第四,讲求科学的工作方法,努力推进秘书工作的现代化、标准化进程。

  (三)安全保密原则

  安全保密原则既是对秘书人员的工作要求,也是秘书工作必须坚持的重要原则。我们党和国家历来十分重视安全保密工作。1951年《中共中央关于加强保守党和国家机密的补充决定》中明确指出:保守党与国家的机密,乃是关系全党、全军、全国人民的重大利益问题。 各级党委必须重视保密工作,并将这项工作作为自己经常注意的工作之一。1986年我国正式颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法》,既从法律上严格规范了保密工作,也为秘书部门做好保密工作提供了法律依据。

  由于秘书部门属于机关的核心要害部门,其职责范围和工作职能决定了秘书人员涉密最频繁、知密最广泛、懂密最深刻。这也意味着秘书部门的人员比其他部门的工作人员更加需要重视保密工作。如果

  秘书人员因为思想意识方面的疏忽导致重大机密泄露,势必严重危害党和国家的安全,危害人民的利益,给我国社会主义现代化建设事业造成重大损失。

  即使是对于单位内部或社会生活管理方面的文件、资料,秘书工作人员也不能放松思想戒备,要时刻牢记保密原则对于秘书工作的重要性和必要性。

  坚持秘书工作的安全保密原则需要深刻把握以下几点:第一,毫不放松对于秘书人员的保密思想教育工作,增强秘书人员树立保密意识的观念,使其在日常工作中切实做到守口如瓶,知密不泄密;第二,建立健全秘书工作中的保密措施工作。

  例如一切尚未公布的机密文件,经手办理的秘书人员,不得与无关人员谈论;绝密文件应有专人负责和专门设备保管;不得擅自将秘密文件携带外出或带回家庭、宿舍存放,以免造成失密泄密;此外还要保证机密信息本身的安全,不失密、不泄密。第三,应该采取一系列有效措施,保证文件在印制、校核、传递等工作环节手续严格健全,按照规章办事,堵塞一切可能出现的漏洞,防止党和国家机密受到损失。

  (四)实事求是原则

  实事求是是一切工作必须遵守的基本原则,而对于直接为领导工作服务,为领导提供决策依据的秘书工作来说,更应当严格坚守。这一原则在秘书工作中的具体体现就是要坚持原则、说真话、说实话、为领导和人民办实事,一切从实际出发,按照实事求是的思想路线来开展工作,思考和处理问题。

  这是因为,我们的党和人民政府是代表广大人民利益,为人民服务的,而作为直接为各级领导机关服务的整个秘书队伍,要通过为领导工作的顺利运转服务,来实现为人民服务的宗旨。

  贯彻实施秘书工作中的实事求是原则,我们需要牢记以下几点:第一,简政放权,简化行政机构层次,规范机关管理职能。同时加强法制建设,严格依法办事,减少工作中的任意性;第二,倡导深入实际、求真务实的工作作风,反对官僚主义、文牍主义作风。

  第三,汇报调研结果或具体工作时,应坚持原则,实事求是,提供真实可靠的材料;第四,建立正确的信息观,了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求,学习并掌握多种信息沟通手段,严格控制文件和会议的数量与质量,努力改进文风、会风,同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。